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Research Center

PHONEBOOK

Agent(e) administratif(ve)

Job description

Le centre de recherche souhaite recruter une adjointe administrative au sein de l’axe Santé des populations et pratiques optimales en santé pour le thème Traumatologie-Urgence-Soins Intensifs (TUSI) situé sur le site de l'hôpital Enfant-Jésus.

L’agent administratif exerce des travaux administratifs de nature complexe selon des procédures établies ou qu’il modifie, selon ses besoins. Il exerce de manière autonome des travaux à caractère administratif de bureautique et de secrétariat.

- Accompli un ensemble de travaux de secrétariat complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes

- Assure l’accueil, le soutien téléphonique et la diffusion d’information auprès des chercheurs, employés et étudiants du thème TUSI

- Dépouille le courrier, rédige la correspondance et tient à jour le classement des dossiers

- Répond aux clients internes et externes selon les consignes de son ou ses supérieur(s) immédiat(s)

- Aide au processus d’entrevues lors d’embauches

- Assure le lien avec les ressources humaines et l’informatique pour l’embauche, les congés et les départs des employés, étudiants et stagiaires, (ex. formulaires, gestion de clés et demandes d’accès)

- Assure l’orientation des nouveaux employés et étudiants dans le Centre de recherche et hospitalier

- Tient à jour le CV commun des chercheurs

- Transmet les preuves d’octroi à l’équipe de gestion pour suivi/prévisions CHU et ULaval – assure suivi des données des chercheurs du groupe au registre FRQS

- Effectue les demandes de paiements et d’achats CHU (sortie de dossiers aux archives, achat de matériel médical et/ou clérical, etc.)

- Effectue les commandes et le suivi des réceptions; transmet les factures d’achat à l’équipe de gestion

- Fait le suivi des facturations par patients avec les collaborateurs-investigateurs

- Assure l’approvisionnement des fournitures de bureaux et autres commandes spéciales pour l’ensemble de l’équipe

- Assure le soutien organisationnel à la vie scientifique et sociale de l’équipe

- Aide à la gestion de la visibilité de l’équipe

- Est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger les procès-verbaux

- Effectue les demandes et le suivi auprès du service informatique, du service des télécommunications et du service technique

- Prépare les demandes et effectue le suivi des projets auprès du comité d’éthique de la recherche et du Guichet Unique de la recherche

- Soutient la préparation de communications scientifiques (présentations par affiches et orales des chercheurs et étudiants, suivi auprès de l’audio-visuel)

- Suit les dossiers des chercheurs (gestion agenda travail, rappel des échéances, dossiers, etc.)

- Suit et gère les documents complémentaires des co-chercheurs et collaborateurs (CVC, pages de signatures, NIP, etc.)

- Complète les formulaires électroniques des organismes subventionnaires

- Met en page des demandes de subventions

- Met à jour des fiches des chercheurs (site internet du CRCHU de Québec – Université Laval)

- Effectue toutes autres tâches connexes jugées nécessaires

Skills needed

- Diplôme d’étude professionnel (DEP) en bureautique ou en secrétariat (min 3 ans d’expérience)
- Excellente capacité à communiquer en français et en anglais
- Bonne organisation du travail, autonomie, honnêteté et jugement
- Esprit d’équipe
- Excellent service à la clientèle
Offer number
1160
Publishing date
11/08/2017 16:09
Deadline
01/09/2017 17:00
Type of job
Agent(e) d'administration
Site
Hôpital de l'Enfant-Jésus
Main researcher
Alexis Turgeon
Area
Populations health and optimal health practices
Address
caroline.leger@crchudequebec.ulaval.ca
Work week
35 heures par semaine: du lundi au vendredi
Duration
12 months with possibility of renewal
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